Sekretærens rolle

Se også: Ta notater

I løpet av karrieren din, så vel som i andre tider i livet ditt, kan du godt bli bedt om å ta referatet av et møte. Du kan til og med bli bedt om å påta deg en formell rolle som sekretær for en gruppe eller organisasjon, enten du er frivillig eller som en lønnet stilling.

I denne egenskapen er det viktig at du vet hva som må gjøres, og er i stand til å ta tydelige og nøyaktige notater fordi sekretærens rolle først og fremst er å lage en offisiell oversikt over møtet.

Sekretærens ansvar

Sekretærens rolle i enhver formell gruppe er å være vokter for møteprosessen. De er vanligvis personen som legger til rette for møtene, inkludert generalforsamlinger, og fører formelle oversikter over gruppens prosess og beslutninger: referat fra møtet. Dette kan omfatte å føre journal over korrespondanse.



Denne siden fokuserer i stor grad på de formelle aspektene ved sekretærens rolle og spesielt det som er knyttet til møter.


Forberedelse: Før møtet

Det er en rekke ting som sekretæren trenger å vite før et møte, hvorav de fleste lett kan bli funnet ut ved å spørre personen som skal møte møtet.

De viktigste er:

  • Hvem forventes å legge til rette for møtet , inkludert å finne et sted og arrangere forfriskninger og eventuelle AV-fasiliteter? Dette er ofte sekretæren.
  • Hvem har ansvaret for å utarbeide agendaen? Hver stol vil ha sine egne preferanser, men dette er også vanligvis et sekretæransvar når man arbeider med stolen. Det kan være andre mennesker som har rett til å legge til punkter på dagsordenen. Se siden vår: Sette en agenda for mer informasjon.
  • Sekretæren har en rolle i å sørge for at agendaen ikke blir overbelastet , som kan omfatte å diskutere med formannen og andre hva som kan bli utsatt til et senere møte, og hva som kan bli dekket i en skriftlig rapport.
  • Hvilken type notater eller referat kreves? Må de være formelle referater som viser hvem som sa hva, eller korte notater som registrerer de avtalte handlingene?
  • Hvor raskt må notater eller referater produseres og sirkuleres etter møtet?
  • Hva er prosessen for å tømme notatene for publisering? Noen stoler liker å godkjenne minutter før de sendes videre, mens andre foretrekker at de sirkuleres til flere sentrale deltakere samtidig.

Hvis du er ny i rollen din som sekretær , er det også verdt å finne ut hvem som forventes å delta, organisasjonene de representerer og noen av spørsmålene som er reist på tidligere møter.



Dette vil hjelpe deg å forstå hva som skjer. Du kan gjøre dette ved å se på tidligere referater av møter, og også spørre stolen hva som sannsynligvis vil bli diskutert.

Sekretæren er ansvarlig for å sende ut papirene til møtet. Dette vil inkludere, men er ikke begrenset til, dagsorden, referatet fra det siste møtet og eventuelle papirer for diskusjon eller informasjon.

På møtedagen

På møtedagen er det flere ting som sekretæren må gjøre:

  • Sørg for at du vet hvem som forventes å delta på møtet. Hvis bygningen har sikkerhetsvakter, må du kanskje oppgi en liste over deltakere.
  • Kom til lokalet tidlig og sjekk at alt er i orden. Hvis du er ansvarlig for møtearrangementene, må du sørge for at alt er der, rommet er lagt ut riktig, alt AV-utstyr fungerer, det er nok stoler og forfriskninger har kommet.
  • Det kan være lurt å tenke litt over hvem som sitter der , og til og med markere en sittegruppe, da dette utgjør en stor forskjell i måten møtet går på. Du bør sørge for at stolen sitter sentralt og at du sitter ved siden av dem.
  • Forsikre deg om at du har mange ekstra kopier av papirer til de som ikke har tatt med en kopi. Hvis det er mange papirer, kan det være hensiktsmessig å ordne dem i en mappe ved hjelp av side- / seksjonsnumre, slik at deltakerne enkelt kan finne artikler relatert til den aktuelle diskusjonen.
  • Hvis du bruker navneskilt , legg dem ut i alfabetisk rekkefølge på et bord ved døren, hvor deltakerne kan hente dem når de ankommer.

Tar referatet av et møte

Velkomst og introduksjoner

Protokollen må inneholde en full liste over de fremmøtte, og alle som sendte unnskyldning.

For å redde deg ved å krangle vanvittig når folk presenterer seg rundt bordet, kan du sirkulere et registreringsark der du blir bedt om å oppgi navn, organisasjoner og kontaktdetaljer. Noter deg unnskyldninger for fravær som blir gitt under introduksjonen: folk presenterer seg ofte som 'Erstatning for så og så, og forresten sender han / hun unnskyldninger'.

Hovedvirksomheten

Hvordan du tar notater i møtet avhenger av hvor formell referatet må være.



Hvis du bare rapporterer en kort oppsummering av diskusjonen, pluss eventuelle handlingspunkter, har du råd til å lytte til diskusjonen og deretter oppsummere den i notatform.

Hvis det imidlertid forventes at du skriver ned hovedpoengene fra individuelle høyttalere, må du lage et fyldigere sett med notater, inkludert høyttalernes navn eller initialer.

Det er et spørsmål om du bruker en bærbar PC eller penn og papir til å lage notater, selv om det også er å sjekke med stolen på forhånd, spesielt i en betalt rolle.

hva betyr det å presentere informasjon direkte



Praktiske tips for minuttskriving


  • Utvikle din egen stenografi for stikkord eller setninger eller sjargong i feltet ditt, slik at du bare kan bruke initialer til vanlige setninger.
  • Bruk initialer til å identifisere høyttalere i notatene dine. Hvis du ikke er sikker på navnet, kan du bruke organisasjonen: ingen vil motsette seg at de blir identifisert som 'Representanter fra x organisasjon', men uattribuerte synspunkter kan få deg i trøbbel.
  • Hvis flere mennesker gjør det samme, er det bare å legge til 'X & Y avtalt'.

Se siden vår: Ta notater for mer informasjon.

Støtter prosessen

Det er lederens jobb å lede prosessen med møtet, men det er flere ting som sekretæren kan gjøre for å hjelpe.

Disse inkluderer:

  • Gi stille et notat til stolen som fremhever eventuelle problemer med tidspunktet for dagsordenen, eller glidning, eller når kaffe skal ankomme.
  • Sammendrag og oppsummere diskusjonen. Dette er spesielt nyttig når folk begynner å komme med de samme poengene igjen.
  • Be om avklaring av et bestemt punkt hvis du ikke forstår det. Sjansene er at hvis du ikke gjør det, vil ikke andre det heller, og uansett, må du forstå det for å gjøre det riktig.
  • Når en handling er avtalt, sjekk hvem som skal gjennomføre den. Det er ikke uvanlig at et møte er enig i at handling er nødvendig, og hva denne handlingen er, uten å angi hvem som er ansvarlig for den. Du som sekretær kan sørge for at dette ikke skjer.

Avhengig av organisasjonstype, enten du er på et ganske juniornivå, eller rollen er frivillig og du er valgt som medlem av en komité, er det sannsynligvis best å diskutere disse ansvarsoppgavene med formannen på forhånd for å sikre at intervensjonen din vil bli ønsket velkommen.

ADVARSEL!


Det er lett å bli distrahert av en interessant diskusjon og glemme å skrive noe ned. Prøv å holde deg fokusert på oppgaven din hele tiden, selv når diskusjonen går rundt i sirkler. Stolen kan be deg om å trekke sammen når som helst.


Etter møtet

Nå starter arbeidet virkelig!

Det er best å begynne å skrive referat så snart som mulig etter møtet. Uansett hvor gjennomsiktige notatene dine syntes på møtet, vil de ikke være nesten like tydelige 24 timer senere, og hvis du lar dem stå i to uker, vil du lure på om det faktisk var deg i møtet.



Protokoller skal følge rekkefølgen på dagsordenen. Selv om noen besøkte et bestemt emne senere på møtet, bør du inkludere diskusjonen under det opprinnelige dagsordenen. Forsikre deg om at du inkluderer alle de viktigste punktene som er gjort i diskusjonen, eventuelle avgjørelser som er gjort og avtalt handling, sammen med hvem som er ansvarlig for handlingene.

Protokoller skrives nesten alltid i fortid , og vanligvis med passiv stemme ('X sa at y trengte å skje; det ble avtalt at Z ville være ansvarlig'). Bruk 'ville' i stedet for 'vilje' for det som skal skje, spesielt med formelle referater.

Det er et spørsmål om stil om du bruker fornavn, titler pluss etternavn eller initialer for å referere til de som snakker. Sjekk med stolen, eller se på de siste minuttene for å se hva som er gjort før, og bruk samme tilnærming konsekvent.

Kontroll og godkjenning

Hvis du ikke har brukt minutter, kan det være lurt å sende referatene til en eller to pålitelige personer for å sjekke og kommentere før du sirkulerer dem bredere.

En av disse menneskene burde sannsynligvis være stolen, med mindre de selv har bedt deg om å sende dem til noen andre først. Når protokollen er godkjent av styrelederen, kan den sendes videre til deltakerne og om nødvendig publiseres på et nettsted. Vær oppmerksom på at deltakere kan ønske å rette opp eventuelle feil, og korreksjoner må inkluderes i neste sett med minutter.

Mer om møter:
Planlegger møter | Sette en agenda
Formannens rolle
Mindful Meetings